A conclusão de um licenciamento na área do Urbanismo na Câmara de Lousada costumava demorar meses. Agora, graças a melhorias introduzidas, todos os processos são informatizados e há ganhos de produtividade e redução dos tempos de resposta.
Foram “eliminadas gorduras”, retiradas etapas ao processo e definidos prazos. Quando os projectos de arquitectura entram com todos os documentos obrigatórios foram resolvidos, em 2022, numa média de pouco mais de 30 dias. Em Janeiro deste ano, a média já é de 24 dias. Mas houve casos de licenciamentos resolvidos em quatro e seis dias.
Estes ‘tempos recorde’ foram conseguidos no âmbito de um projecto de melhoria contínua com a ajuda do Kaisen Institute, explica o vereador do Urbanismo de Lousada, Nelson Oliveira.
“Melhoramos os fluxos, eliminamos as gorduras todas e demos transparência. Controlamos prazos e há timmings definidos para cada tarefa em cada funcionário”, sustenta o autarca.
“Muitas vezes, eram submetidos processos com documentos em falta“
“Existe a ideia de que os processos de licenciamento urbanístico quando entram numa Câmara demoram anos. Queria combater esta crença”, afirma Nelson Oliveira.
O processo começou há cerca de um ano e tudo começou por um diagnóstico para perceber o que estava mal, e nível do serviço municipal, e também junto dos técnicos externos à Câmara, desde arquitectos a engenheiros, a quem também foi pedido que melhorassem o trabalho para que todos atingissem o mesmo fim: mais rapidez na aprovação dos processos.
Identificadas essas “gorduras”, foram retirados passos ao processo. E a entrega de documentos passou a ser feita exclusivamente online através de formulários próprios, criados pelo departamento de Informática. “Muitas vezes, eram submetidos processos com documentos em falta. O sistema criado exige os documentos obrigatórios e agora o processo só avança se estiverem todos”, clarifica o responsável pelo pelouro.
Na sensibilização feita aos técnicos externos ficou a promessa de que, “se cumprissem todos os procedimentos”, o projecto seria aprovado em 30 dias ou menos. Foi indicado que dariam primazia aos projectos de licenciamento de tipo “A”, ou seja, os que têm todos os documentos exigidos.
Internamente, foram definidos tempos para cada etapa. “Quando um processo fica pendente, é assinalado a vermelho e tem de ser resolvido no dia”, sendo que os funcionários e o próprio vereador recebem alertas, explica. Todos os dias, de manhã, o vereador recebe um email com os processos pendentes em cada funcionário e indicação dos que estão fora de prazo. Ao fim do dia, há um segundo relatório com as tarefas executadas.
“Conseguimos melhorias fantásticas”, defende Nelson Oliveira. Em 2022, para esses processos de tipo ‘A’ a média de aprovação foi de pouco mais de 30 dias. “Em Janeiro deste ano já só demora uma média de 24 dias para fazer o licenciamento de um projecto de arquitectura. Já temos casos em que demorou quatro e seis dias”, dá como exemplo. Agora a batalha é para ter cada vez menos processos “B”, ou seja, aqueles que precisam de ser corrigidos e demoram, por isso, mais tempo a aprovar.
Sem meter mais funcionários, foi ainda possível gerir melhor o trabalho, organizando-o de forma “mais eficaz”. Tanto a população que usa este serviço para obter licenciamento como os técnicos estão “mais satisfeitos”, garante o vereador, não escondendo que, inicialmente, houve alguma resistência na adaptação de procedimentos.
Todos os processos podem ser consultados online, o que também liberta mais os serviços de atendimento.
Os resultados deste projecto de melhoria contínua são apresentados a 2 de Fevereiro na Biblioteca Municipal de Lousada. Já está confirmada a presença de várias autarquias que vêm aprender com este exemplo.
